5 astuces simples pour désencombrer votre bureau en télétravail

1. Faites le tri une bonne fois pour toutes

Avant toute chose, commencez par désencombrer votre espace de travail, qu'il s'agisse d'une pièce dédiée ou votre coin bureau aménagé dans votre maison ou appartement.
Papiers inutiles, déchets, gadgets oubliés, fournitures cassées, stylos sans capuchon... Faites un tri sans pitié. Gardez uniquement ce que vous utilisez vraiment au quotidien.

Est-ce réellement utile de conserver des objets dont vous ne vous servez plus depuis plus d'un an ?

Si vous hésitez sincèrement, vous pouvez toujours les ranger dans un boîte prévue à cet effet et placée dans une armoire fermée. Et faites un nouveau tri dans quelques mois afin de réévaluer leur utilité. Mais méfiez-vous des "ça peut toujours servir" ou "on ne sait jamais"...

Vous pouvez aussi revendre l'objet si c'est possible ou le donner à un proche qui s'en servira.

Moins d’objets visibles = moins de distractions = plus de concentration.

2. Utilisez des solutions de rangement intelligentes

Optimisez l’espace sans tout cacher n’importe comment. Le but n'est pas de déplacer votre fouillis d'un tiroir à un autre ou de tout planquer dans une armoire... L'idée est de ranger vos documents, vos fournitures et votre matériel dans des endroits stratégiques afin de les retrouver rapidement en cas de besoin.
Boîtes, bacs, tiroirs modulables, organisateurs de bureau et de tiroir, étagères verticales : adoptez des rangements qui facilitent l’accès sans créer un nouveau désordre.

Astuce : regroupez vos objets par catégorie (ex : câbles ensemble, documents ensemble, fournitures de bureau que vous utilisez occasionnellement, etc) pour éviter de chercher "ce maudit câble que j'étais pourtant sûr d'avoir mis quelque part"...

Perso, il y a quelque temps, j'ai fait l'inventaire de mes tiroirs et je me suis rendu compte que j'avais 3 tiroirs remplis de câbles de toutes sortes : des câbles HDMI, des USB-A, des USB-C, des micro-USB, des adaptateurs, ethernet, etc. Eh oui, moi aussi j'aime bien garder les câbles "au cas où"... ;-)

Et lors de chaque achat d'un nouvel appareil - paf ! - un ou deux nouveaux câbles. Souvent redondants, parfois de piètre qualité. Un bon tri s'imposait : la poubelle d'un côté, des boîtes de rangement de l'autre et hop, on y va. AU final, j'ai gagné deux tiroirs et mes câbles sont bien rangés et facilement accessibles par catégorie...

3. Libérez votre surface de travail

Moins il y a d’objets sur votre bureau, plus votre cerveau peut se concentrer sur la tâche et mieux vous travaillez. C'est la base de l'efficacité et de la productivité. Mais c'est quand même fou de se dire que le simple fait de travailler dans un espace clair et ordonné puisse améliorer aussi facilement votre efficacité quotidienne. Et quand on le fait, on se demande pourquoi on ne l'a pas fait plus tôt.
Un bon conseil : ne gardez que votre ordinateur (avec moniteur, clavier et souris bien entendu), une lampe, un carnet, un stylo (et peut-être une plante pour la touche zen 🌿).

Astuce : utilisez un réhausseur d'écran pour votre ordinateur portable si vous manquez de place : vous pourrez y ranger votre clavier et votre ordinateur sera à hauteur de votre regard... n'oubliez pas que l'ergonomie de votre bureau impacte directement votre bien-être, tant physique que mental.

Quand vous travaillez, ne conservez que vos documents en cours sur votre table de travail : ce n'est pas un espace de stockage ! Et le soir : méthode du "clean desk" : on range pour se préparer au lendemain. Pareil en fin de semaine : on range son bureau pour qu'il soit bien ordonné le lundi matin.

Commencer sa semaine à travailler dans un bureau bordélique ou ordonné n'aura pas du tout le même impact sur votre motivation et sur vos performances au travail...

4. Organisez votre administratif en mode minimaliste

Fini les piles de papiers éparpillées sur votre bureau : investissez dans un système de tri simple.
Exemple :

• Corbeille "À traiter" : pour les documents entrants à gérer rapidement

• Corbeille "À classer" : uniquement s'ils doivent rester à disposition, par exemple le temps de terminer un dossier. Sinon, je vous recommande de les archiver (en papier ou en numérique) immédiatement, au risque d'aggraver vos piles de documents...

• Boîtes "Archives" : pour les papiers que vous conservez physiquement à long terme mais sans les consulter. Perso, cela fait de nombreuses années que je digitalise ces documents "à archiver". Je les scanne (attention au verso des docs) et les conserve dans un cloud du type Google Drive ou Dropbox, à part peut-être certains documents officiels que je préfère garder en version papier. Le gain de place est énorme, instantané, et je les retrouve beaucoup plus vite. Et une fois scanné, c'est jeté !

• Des classeurs clairement identifiés (couleurs, étiquettes) avec des intercalaires dans une armoire fermée pour les documents que vous utilisez régulièrement.

Si vraiment vous voulez simplifier et accélérer votre gestion administrative, digitalisez au maximum vos documents (un simple scan suffit !), nommez-les correctement et classez-les dans des dossiers bien définis sur votre ordinateur (en cloud).

5. Domptez vos outils numériques

Ne multipliez pas non plus les applis inutiles, ni sur votre ordinateur, ni sur votre smartphone.
Choisissez 2 ou 3 outils maximum pour gérer votre agenda, vos projets et vos notes. Sélectionnez vos applis, testez-les et faites le tri régulièrement sur base de leur utilisation effective. Croire que l'on sera plus productif en multipliant les outils informatiques, c'est faire fausse route. En fait, c'est tout le contraire, surtout au vu du temps que vous passez à les choisir, les prendre en main, les tester, les comparer, etc.

Quelques idées simples et concrètes :

• Google Calendar ou Calendrier (Apple) pour vos rendez-vous, vos événements et votre planning

• Notion ou Trello pour la gestion de vos tâches

• Dropbox ou Google Drive pour stocker vos documents et y accéder facilement où que vous soyez.

• Adobe Scan ou Notes (Apple) pour scanner vos documents.

Astuce : créez une routine hebdo pour vérifier vos outils et rester à jour.

Conclusion

Un bureau bien organisé, ce n'est pas seulement un espace plus joli (bien que ce soit important si vous accueillez des visiteurs) : c’est un booster de clarté, d’efficacité… et de plaisir au travail.
En appliquant ces astuces, vous reprenez le contrôle de votre espace... et par ricochet, de votre temps et de votre énergie.

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