Comment gagner 7 heures par semaine avec la matrice d'Eisenhower

C’est une méthode de gestion des priorités inventée (ou du moins popularisée) par Dwight D. Eisenhower, ancien président américain.
Elle permet de distinguer l’urgent de l’important pour mieux organiser ses journées.

Elle repose sur 4 zones :

1. Listez toutes vos tâches du jour ou de la semaine

Tout ce que vous devez faire, tout ce qui vous occupe l’esprit.

Réfléchissez à ce que vous voulez accomplir, des projets à mener à bien jusqu’aux petites tâches en apparence insignifiantes. Découpez ensuite les projets et tâches plus importantes en petits éléments plus faciles à réaliser et à suivre.

Je vous conseille également de noter les (types d’)activités que vous réalisez régulièrement , souvent sans même y penser, surtout celles qui sont chronophages et vous font perdre des heures chaque semaine : gestion de vos mails, appels téléphoniques, rendez-vous, réunions, etc.

Vous pouvez déjà à ce stade établir une liste de vos priorités, de ce que vous voulez absolument réaliser dans la journée, la semaine, le mois.

 2. Classez-les dans les 4 cases

Posez-vous deux questions pour chaque tâche :

• Est-ce urgent ?

• Est-ce important pour mes objectifs, mon activité ou mon bien-être ?

Soyez honnête et sincère envers vous-même : qu’est-ce qui est important et/ou urgent pour vous, en fonction de vos objectifs personnels, de votre travail, de votre vision et votre fonction. Nous avons tous malheureusement tendance à considérer toutes les tâches comme importantes : « il faut bien le faire ! » et à tout envisager comme urgent : « autant le faire tout de suite », « ce qui est fait n’est plus à faire »…

Mais cela vous mènera tout droit vers des journées interminables durant lesquelles vous serez occupé.e, certes, mais pas productif.ve. A la fin de la journée, on est épuisé, on n’a pas arrêté mais on a l’impression de n’avoir rien fait. Et vos objectifs en sont toujours au même stade, la to-do list toujours aussi interminable.

Cela fait maintenant plus de 10 ans que j’utilise la matrice d’Eisenhower et je peux vous garantir que l’on se ment souvent à soi-même, en voulant bien faire, en voulant faire plaisir, pour ne pas vexer un collègue, un collaborateur, un client, un manager…

Vous êtes en train de vous concentrer sur une activité super intéressante et à haute valeur ajoutée, quelque chose qui vous tient à cœur et vous apporte énormément de satisfaction et vous vous laissez déranger par un client mécontent ou un collègue/collaborateur (qui souvent a été lui-même négligent et reporte la pression sur vous). Votre motivation retombe à 0 et il vous faut bien 20 minutes pour vous remettre au travail là où vous vous étiez arrêté (c’est ce que l’on appelle le temps de chauffe).

Honnêtement : est-ce vraiment si important ou si urgent ? Faites le tri en toute conscience et en connaissance de cause, en restant intègre et en respectant VOS valeurs .

3. Agissez selon le cadran :

🔴 Urgent + important → À faire immédiatement

Il s’agit ici des tâches essentielles pour vos objectifs et votre travail et que vous ne pouvez pas reporter.

Exemple : envoyer un devis ou un contrat avant une deadline, résoudre un problème client (que vous ne pouvez pas déléguer), un problème technique qui bloque votre activité, aider un collaborateur qui s’est blessé, répondre à un email intéressant d’un client important ou d’un nouveau client, etc.

Petite précision : quand on dit « immédiatement », cela signifie soit tout de suite, soit à tout le moins dans la journée. Ce n’est pas parce que vous recevez un mail important que vous devez y répondre dans la minute. Répondez-y durant le créneau horaire que vous aviez prévu pour ce type de tâches dans la journée.

Astuce >> J’aime bien aussi respecter la « règle des 2 minutes » : si une tâche importante (et que vous devez faire vous-même) vous prend moins de 2 minutes, faites-la tout de suite afin de ne pas encombrer votre cerveau ni votre planning.

🟢 Important mais pas urgent → À planifier dans votre agenda

Ce sont les tâches que nous négligeons le plus souvent alors que ce sont les plus importantes car elles sont STRATEGIQUES !!!

Planifiez-les immédiatement dans votre agenda à une date bien définie, fixez directement un créneau horaire que rien ni personne ne pourra interrompre. Pas dans votre to-do list en vous disant que vous verrez cela plus tard, « quand vous aurez le temps » !

Il est essentiel de prévoir des plages horaires régulières dans votre agenda pour ces activités, pour réfléchir et prendre des décisions, vous concentrer sur ces objectifs prioritaires en refusant catégoriquement toute distraction ou interruption. 

Par exemple : réfléchir sur comment développer votre business, mettre à jour votre site, créer un nouveau produit ou une nouvelle activité, prendre soin de vous, toute activité stratégique concernant votre entreprise, vous-même, votre vie, votre organisation, etc.

🟠 Urgent mais pas important → À déléguer ou automatiser

Ce sont les tâches les plus dangereuses en matière de gestion du temps et d’organisation. Celles qui vont absorber toute notre énergie, tout notre temps, au détriment de ce qui est important pour nous, notre travail ou notre entreprise.

Comme je l’ai mentionné en intro, vous traitez ces tâches habituellement les unes après les autres, lorsqu’elles se présentent : demandes d’un collaborateur, des mails qui arrivent dans votre boîte qui est restée ouverte sur votre ordinateur, des coups de téléphone interminables, des rendez-vous qui durent 2 heures - alors que tout aurait pu être réglé en 15 minutes par téléphone – mais que vous n’avez pas osé refusé de peur de vexer…

Posez-vous les questions (vous pourriez le faire pour toutes vos activités par ailleurs !) :

à qui puis-je déléguer cela ? Y a-t-il une façon d’automatiser cela ?

Par exemple, lorsque j’ai pris la décision, il y a des années, d’envoyer toutes mes factures par voie électronique via un logiciel dédié (dans le temps, je le faisais encore en mode courrier papier et envoi postal - oups ! - que d’heures perdues…) et d’automatiser l’envoi de mes relances et rappels de paiement aux clients, ça a changé ma vie ! Ce simple changement m’a fait gagner des heures chaque semaine que j’ai pu consacrer à ma vie privée ou au développement de mes affaires.

Quelques exemples concrets : envoyer des relances de paiement aux clients, répondre à des mails ordinaires et sans intérêt, les tâches administratives répétitives, les réponses génériques aux prospects et clients ou collaborateurs, des rendez-vous ou réunions auxquels vous ne devez pas absolument participer en personne, etc.

⚪ Ni urgent ni important → À éliminer

Il s’agit ici des activités sans valeur et sans timing précis mais qui peuvent vous voler énormément de temps chaque jour, sans vous en rendre compte.

On peut citer par exemple : scroller sur les réseaux “juste 5 minutes”, rafraîchir son profil sur les réseaux tous les deux jours, lire une newsletter sans intérêt, répondre à une enquête inutile ou à un mail juste pour être poli.e, etc.

Éliminez sans pitié ces tâches de votre agenda ou to-do mais encore faut-il les repérer car elles s’immiscent subtilement dans votre emploi du temps… Elles sont finaudes !

Mais ne me faites pas dire ce que je n’ai pas dit : faites des vraies pauses régulièrement et si vous checkez les réseaux vraiment 5 minutes parce que ça vous fait plaisir, pas de problème…

Prenez 5 à 10 minutes chaque lundi matin pour remplir votre matrice.
C’est un rituel qui change tout : vous commencez la semaine avec une vraie vision… et une boussole. Vous apprendrez à traiter les tâches qui apparaissent au fur et à mesure de la journée en fonction de ces critères et vous deviendrez plus efficace en respectant vos priorités.

Et ça deviendra même un réflexe avec le temps : dès que vous serez sollicité.e, vous filtrerez vos activités selon les critères de cette matrice. Plus vous l’utiliserez, plus ce sera facile pour vous de vous organiser.

📩 Je peux même vous aider à la construire ensemble dans une session de coaching Pimp’45 ou Pimp’Express 😉

La matrice d’Eisenhower, c’est l’outil idéal pour sortir du brouillard, hiérarchiser vos activités avec bon sens et retrouver le plaisir de cocher des tâches qui ont du sens et de la valeur.

Et vous, vous passez combien de temps dans le cadran “urgent mais pas important” ? 😉

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